La importancia del archivo en la empresa, por Antonio Sevillano
9, 21 de 2006-02-21 de 2006
La importancia del archivo en la empresaConsejo elaborado por D. Antonio Sevillano García, miembro de nuestro Colegio y Socio Gerente de Akte Consultoría y Gestión de Archivos, S.L.
TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN EN LA EMPRESA
1. LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA
En toda gran y pequeña empresa se reciben, crean, procesan y transmiten grandes cantidades de documentos y registros. Los datos que contienen no deben ser confiados a la memoria, ya que, en poco tiempo, esa información puede ser deformada o deteriorada.
El archivo es la MEMORIA COLECTIVA de la empresa y, como tal, de suma importancia para la supervivencia y buen funcionamiento.
Se entiende por archivo el lugar donde están recogidos, ordenados y conservados los documentos que contienen datos que interesan a la empresa.
Para el buen funcionamientos del archivo se precisa que:
• Todos estén involucrados en esta labor aceptando la responsabilidad propia de cada uno.
• El archivo sea tan asequible de manejar que cualquier persona que necesite la información depositada pueda encontrarla de manera sencilla y rápida, en el momento preciso, invirtiendo el menor esfuerzo posible. En definitiva RACIONALIZAR el archivo.
RECUERDE:
EL TIEMPO QUE NO DEDIQUE A ARCHIVAR, TENDRÁ QUE DEDICARLO A BUSCAR LOS PAPELES, DONDE QUIERA QUE SE ENCUENTREN: COMO DICEN LOS SABIOS “EL TIEMPO ES ORO”.
